Положение о коллегии архивного департамента

Положение
о коллегии архивного департамента администрации Владимирской области

Утверждено приказом
директора архивного департамента
от 15.02.2010 № 12

  1. Общие положения
  2. Основные задачи
  3. Функции
  4. Права
  5. Организация работы

1. Общие положения

1.1. Коллегия архивного департамента администрации Владимирской области (далее – коллегия) действует на правах совещательного органа для рассмотрения важнейших вопросов регулирования и развития архивного дела в области, организации и деятельности Государственного учреждения Владимирской области «Государственный архив Владимирской области» (далее – ГУ «Госархив») и муниципальных архивов.

1.2. Коллегия в своей деятельности руководствуется законодательными и иными правовыми актами Российской Федерации, Владимирской области, нормативными правовыми актами Министерства культуры Российской Федерации, методическими указаниями и рекомендациями Федерального архивного агентства, положением об архивном департаменте администрации области, а также настоящим положением.

1.3. В состав коллегии входят директор архивного департамента администрации области (председатель коллегии); заведующий архивным отделом; специалисты архивного департамента; сотрудники ГУ «Госархив»; заведующие муниципальными архивами.

Для осуществления экспертизы проектов документов и материалов по отдельным вопросам архивного дела коллегия привлекает специалистов научных учреждений и общественных организаций.

1.4. Состав коллегии утверждается директором департамента.

2. Основные задачи

Основными задачами коллегии являются:

2.1. Определение основных направлений развития архивного дела.

2.2. Обсуждение и принятие решений по проблемным вопросам:

  • организации хранения и обеспечения сохранности архивных документов и архивных фондов;
  • государственного учета документов архивного фонда Владимирской области;
  • комплектования и экспертизы ценности документов;
  • создания и развития научно-справочного аппарата к документам;
  • использования и публикации документов;
  • научно-методической деятельности;
  • другим вопросам, связанным с деятельностью архивного департамента.

2.3. Изучение, обобщение и распространение передового опыта работы.

2.4. Рассмотрение вопросов осуществления контроля за исполнением законодательства об архивном деле на территории Владимирской области в пределах компетенции архивного департамента.

3. Функции

Коллегия в соответствии с возложенными на нее задачами рассматривает:

3.1. Проекты нормативных правовых актов, вносимых на рассмотрение Губернатором области.

3.2. Проекты целевых комплексных программ, перспективных, текущих планов работы архивных учреждений, отчеты об их выполнении.

3.3. Проекты методических материалов и рекомендаций по вопросам, входящим в компетенцию департамента.

3.4. Вопросы контроля за соблюдением законодательства об архивном деле, нормативных правовых актов Министерства культуры Российской Федерации, методических указаний и рекомендаций Федерального архивного агентства, архивного департамента.

3.5. Организацию работы архивных учреждений области, заслушивает отчеты их руководителей по всем направлениям деятельности, анализы специалистов архивного департамента по вопросам изучения работы архивных учреждений.

3.6. Вопросы постановки работы с документами в организациях, предложения по ее совершенствованию.

3.7. Вопросы формирования Архивного фонда Владимирской области, ведения государственного, в том числе и автоматизированного, учета документов.

3.8. Вопросы разработки и внедрения программных и технических средств, информационных технологий в архивных учреждениях области.

3.9. Вопросы материально-технического обеспечения архивных учреждений области, финансового обеспечения ГУ «Госархив».

3.10. Вопросы использования архивных документов и информационного обеспечения органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений и граждан на основе архивных документов.

3.11. Вопросы подготовки предложений о передаче архивных документов, находящихся в собственности Владимирской области, в собственность Российской Федерации, других субъектов РФ и (или) муниципальных образований.

3.12. Вопросы подготовки, переподготовки и повышения квалификации работников архивных учреждений области.

3.13. Вопросы обобщения и внедрения передового опыта, организации конкурсов на лучшее выполнение работ в области архивоведения, археографии.

3.14. Вопросы представления работников архивных учреждений области к награждению ведомственными наградами, Почетными грамотами администрации области и архивного департамента.

4. Права

4.1. Коллегии предоставляется право:

4.1.1. Одобрять, рекомендовать к утверждению, возвращать на доработку проекты обсуждаемых документов, принимать решения по рассматриваемым вопросам.

4.1.2. Вносить в администрацию области, Федеральное архивное агентство предложения по совершенствованию архивного дела в области.

4.1.3. Заслушивать отчеты и информации руководителей ГУ «Госархив» и муниципальных архивов о состоянии хранения документов Архивного фонда Владимирской области.

4.1.4. Привлекать для рассмотрения отдельных вопросов и приглашать на заседания коллегии представителей структурных подразделений и органов администрации области, органов местного самоуправления, работников архивных учреждений области, организаций, научных учреждений, не входящих в состав коллегии.

4.2. Члены коллегии имеют право:

4.2.1. Участвовать с правом решающего голоса в обсуждении вопросов на заседаниях коллегии и при наличии замечаний или возражений представлять в письменном виде свое особое мнение.

4.2.2. Вносить председателю коллегии предложения о внеочередном созыве заседания коллегии по вопросам, требующим неотложного решения.

5. Организация работы

5.1. Коллегия осуществляет свою деятельность на основе полугодовых планов, утверждаемых директором департамента.

Заседания коллегии проводятся 1 раз в квартал.

5.2. Для оперативного решения вопросов деятельности архивных учреждений могут проводиться внеплановые заседания коллегии. При необходимости проводятся расширенные и выездные заседания.

5.3. Подготовка заседаний коллегии возлагается на секретаря коллегии, назначаемого из числа специалистов архивного департамента.

Секретарь коллегии осуществляет контроль за своевременным предоставлением материалов, созывом заседаний коллегии в установленные сроки.

5.4. По каждому обсуждаемому вопросу коллегия принимает решения, которые оформляются протоколом. Протокол подписывается председателем коллегии и секретарем.

5.5. Коллегия правомочна принимать решения, если на заседании присутствует не менее половины ее состава. Решения принимаются большинством голосов присутствующих на заседании членов коллегии. При разделении голосов поровну документ отправляется на доработку с указанием срока.

5.6. Отчеты об исполнении решений коллегии периодически заслушиваются на заседаниях коллегии.

5.7. Решения коллегии оформляются приказами директора департамента администрации области.

Информация о принятых решениях доводится до сведения всех заинтересованных в обсуждаемых вопросах лиц путем направления выписок из протоколов заседаний коллегии.