Положение об экспертно-проверочной комиссии архивного департамента

Положение
об экспертно-проверочной комиссии (ЭПК)
архивного департамента администрации Владимирской области

Утверждено приказом
директора архивного департамента
от 15.02.2010 № 11

  1. Общие положения
  2. Основные задачи и функции ЭПК
  3. Права ЭПК
  4. Организация работы ЭПК

1. Общие положения

1.1. Для рассмотрения научно-методических и практических вопросов, связанных с определением состава документов Архивного фонда Владимирской области, экспертизой ценности документов, комплектованием ими государственного, муниципальных и архивов организаций, других вопросов, а также для осуществления научно-методического руководства и координации деятельности экспертных комиссий (ЭК) архивов, ЦЭК и ЭК организаций и других вопросов – при архивном департаменте администрации Владимирской области[1] действует экспертно-проверочная комиссия (ЭПК).

1.2. В своей деятельности ЭПК руководствуется ФЗ «Об архивном деле в РФ», Законом Владимирской области «Об архивном деле во Владимирской области», Положением об архивном департаменте, нормативными правовыми актами Министерства культуры РФ, распорядительными документами Росархива, архивного департамента, решениями Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве (ЦЭПК), Регламентом работы ЭПК, методическими пособиями, настоящим Положением.

1.3. ЭПК является совещательным органом. Решения ЭПК утверждаются директором архивного департамента, после чего являются обязательными для исполнения соответствующими архивными и другими организациями.

Решения и предложения комиссии, связанные с определением сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, примерными и типовыми номенклатурами дел, внесением изменений в федеральные нормативные документы и методические пособия, подлежат рассмотрению ЦЭПК при Росархиве в установленном порядке.

1.4. В состав ЭПК, утверждаемый приказом директора архивного департамента входят: председатель, его заместитель, секретарь и члены комиссии из числа специалистов архивных учреждений.

Председатель ЭПК назначается из числа ответственных работников архивного департамента или государственного архива.

1.5. При ЭПК может создаваться группа экспертов, состав которой утверждается приказом директора архивного департамента по представлению председателя ЭПК. Эксперты выступают содокладчиками членов ЭПК по вопросам состава источников комплектования и документов Архивного фонда области, экспертизы ценности специальной документации, качества обработки и описания документов и по другим вопросам.


1 Далее везде в тексте – архивный департамент
 

2. Основные задачи и функции ЭПК

2.1. Основными задачами ЭПК являются:

2.1.1. определение видов и состава источников комплектования архивов и состава документов, относящихся к Архивному фонду области и подлежащих хранению в этих архивах;

2.1.2. рассмотрение и принятие решений по вопросам оптимизации состава документов Архивного фонда области, научно-методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими архивов;

2.1.3. научно-методическое руководство деятельностью ЭК архивов и экспертных комиссий организаций.

2.2. Экспертно-проверочная комиссия в соответствии с возложенными на нее задачами рассматривает:

2.2.1. проекты методических пособий по вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных и муниципальных архивов, архивов организаций и другим вопросам;

2.2.2. программы исследований, научные отчеты, доклады, обзоры по результатам исследований по вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных и муниципальных архивов, архивов организаций;

2.2.3. предложения архивных и других организаций по разработке (переработке) нормативных документов и методических пособий по вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных и муниципальных архивов, архивов организаций, организации документов в делопроизводстве учреждений, по определению сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, а также по вопросам изменения установленных сроков хранения и сроков временного хранения документов Архивного фонда области в организациях;

2.2.4. списки организаций (лиц) - источников комплектования архивов области, в том числе источников комплектования научно-технической, кинофотофоновидео и другой специальной документацией, изменения и дополнения к спискам;

2.2.5. проекты примерных, типовых и отраслевых перечней документов, подлежащих приему в архивы области, изменения и дополнения к перечням;

2.2.6. перечни проектов, проблем (тем), научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение;

2.2.7. примерные и индивидуальные номенклатуры дел организаций - источников комплектования архивов области[2];

2.2.8. представляемые организациями описи дел (документов) постоянного хранения управленческой, научно-технической, кинофотофоновидео и другой специальной документации, описи дел по личному составу и долговременного хранения, акты о выделении к уничтожению дел долговременного срока хранения, научно-технической и кинофотофоновидеодокументации;

2.2.9. описи дел постоянного хранения, составленные в архивах области после проведения научно-технической обработки документов, акты о выделении к уничтожению документов и дел из фондов архивов области[3];

2.2.10. акты о неисправимых повреждениях документов постоянного хранения, находящихся в государственном, муниципальных архивах и архивах организаций; акты о необнаружении дел, находящихся на хранении в архивах области и архивах организаций, подлежащих передаче на хранение;

2.2.11. перечни и описи особо ценных документов, хранящихся в государственном архиве, листы учёта и описания уникальных документов, акты об изменениях и дополнениях листа учёта и описания уникальных документов, а также описи особо ценных дел, представляемые организациями - источниками комплектования;

2.2.12. вопросы фондирования;

2.2.13. вопросы приема и приобретения на хранение документов личного происхождения;

2.2.14. информации руководителей муниципальных архивов о контроле за обеспечением сохранности документов Архивного фонда области в организациях, о ходе и качестве их отбора и подготовке к передаче на хранение;

2.2.15. информации о работе экспертных комиссий архивов, а также центральных экспертных комиссий (ЦЭК) и экспертных комиссий (ЭК) отраслевых органов управления, организаций - источников комплектования;

2.2.16. спорные вопросы экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных и муниципальных архивов, возникающие при отборе и подготовке документов Архивного фонда области к передаче на хранение.

2.3. ЭПК организует и проводит выездные заседания в районных центрах и городах области, в крупных организациях - источниках комплектования, совместные заседания ЭПК и ЦЭК отраслевых органов управления.


2 При наличии типовых или примерных номенклатур дел для организаций-источников комплектования муниципальных архивов индивидуальные номенклатуры дел согласовываются только с соответствующим архивом
3 Акты о выделении к уничтожению дел и документов из фондов государственного архива области, а также документов, образовавшихся за период до 1945 года включительно, направляются на рассмотрение ЦЭПК при Росархиве

 

3. Права ЭПК

3.1. ЭПК принимает решения:

3.1.1. об утверждении перечней (п. 2.2.6), описей дел и документов постоянного хранения (пп. 2.2.8 и 2.2.9);

3.1.2. о согласовании номенклатур дел (п. 2.2.7), описей документов по личному составу (п. 2.2.8), актов (п. 2.2.10); перечней и описей особо ценных документов (п. 2.2.11);

3.1.3. об одобрении списков организаций (лиц), изменений и дополнений к ним (п. 2.2.4), планов и графиков передачи документов (п. 2.2.6), проектов методических пособий (п. 2.2.1), программ и результатов научных исследований (п. 2.2.2).

3.2. ЭПК выносит рекомендации по результатам обсуждения вопросов о приеме на хранение документов личного происхождения (п. 2.2.13), предложений по разработке (переработке) нормативных документов и методических пособий (п. 2.2.3), предложений по определению сроков хранения документов (п. 2.2.3), информаций о работе экспертных комиссий архивов (п. 2.2.15), спорных вопросов, возникающих при отборе документов на хранение (п. 2.2.16). Рекомендации ЭПК по этим вопросам в необходимых случаях направляются на дальнейшее рассмотрение ЦЭПК при Росархиве.

3.3. ЭПК предоставляется право:

3.3.1. в необходимых случаях при рассмотрении описей дел постоянного хранения требовать предоставления организациями актов о выделении документов к уничтожению;

3.3.2. рекомендовать учреждениям принятие мер по розыску недостающих дел (документов) постоянного хранения, запрашивать письменные объяснения руководителей о причинах отсутствия, утраты или незаконного уничтожения документов;

3.3.3. запрашивать предложения и заключения архивных и других организаций по методическим и практическим вопросам отбора документов на хранение и к уничтожению, а также протоколы заседаний ЦЭК и экспертных комиссий по рассмотрению указанных вопросов и материалы к ним;

3.3.4. информировать руководителей архивных и других организаций по вопросам деятельности их экспертно-проверочных и экспертных комиссий;

3.3.5. требовать от экспертных комиссий организаций-источников комплектования соблюдения нормативов по оформлению и представлению документов на рассмотрение ЭПК, возвращать составителям для доработки некачественно подготовленные документы;

3.3.6. информировать руководство архивного департамента о незаконном уничтожении документов Архивного фонда области и нарушении правил обеспечения сохранности документов;

3.4. Председатель ЭПК обладает правами, вытекающими из положения о комиссии, руководит ее деятельностью и несет ответственность за выполнение возложенных на комиссию задач. Председателю ЭПК предоставляется право приглашать на заседание комиссии и привлекать к подготовке отдельных вопросов, подлежащих рассмотрению на заседаниях ЭПК, специалистов архивных и других учреждений в качестве консультантов и экспертов.

3.5. Секретарь ЭПК имеет право требовать от исполнителей своевременного представления документов, подлежащих рассмотрению на заседаниях комиссии.

4. Организация работы ЭПК

4.1. Деятельность ЭПК предусматривается планами основных мероприятий архивного департамента.

4.2. Заседания ЭПК созываются по мере необходимости, но не реже одного раза в месяц. При необходимости могут проводиться выездные заседания ЭПК, а также совместные заседания ЭПК и методической комиссии ГУ «Государственный архив Владимирской области». Заседание комиссии (кроме выездного) считается правомочным, если в нем принимает участие более половины ее состава.

Выездные заседания ЭПК в городах и районных центрах области подготавливаются и проводятся с участием группы руководителей муниципальных архивов, на них рассматриваются заранее присланные на рассмотрение ЭПК номенклатуры дел, описи дел организаций этих районов и городов, производится их сравнительный анализ.

4.3. Заседания ЭПК протоколируются. Решения комиссии принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов ЭПК. При разделении голосов поровну документ отправляется на доработку с указанием срока.

Особые мнения членов ЭПК и других присутствующих на заседании комиссии лиц отражаются в протоколе или прилагаются к нему.

4.4. Рассмотрение номенклатур дел, перечней, описей, актов и других документов, представленных организациями - источниками комплектования, а также вопросов о включении или исключении организаций из списка источников комплектования проводится, как правило, с участием в заседании ЭПК ответственных работников – председателя или члена экспертной комиссии, заведующего архивом или лица, ответственного за архив данной организации.

4.5. Протоколы ЭПК подписываются председателем и секретарем комиссии и утверждаются директором архивного департамента.

4.6. По результатам рассмотрения на заседаниях ЭПК вопросов (документов) заинтересованным учреждениям и лицам направляются решения комиссии.

4.7. Секретарь ЭПК по указанию председателя обеспечивает созыв заседаний комиссии, протоколирует ход заседаний, информирует заинтересованные учреждения и лица о решениях ЭПК, осуществляет учет и отчетность о работе комиссии, ведет документацию и обеспечивает ее сохранность, осуществляет контроль за сроками прохождения документов и исполнением решений ЭПК.

4.8. Работа в ЭПК сотрудников архивных учреждений предусматривается в планах работы по месту их основной деятельности и дополнительной оплате не подлежит. Оплата работы экспертов, не являющихся сотрудниками архивных учреждений, может производиться по договорам.

4.9. ЭПК имеет круглую печать, которой удостоверяются утверждение, согласование и одобрение документов.