Регламент работы экспертно-проверочной комиссии

Регламент
работы экспертно-проверочной комиссии

Утвержден приказом
директора архивного департамента
от 17.02.2010 № 17

  1. Организация работы с документами, поступающими на рассмотрение ЭПК
  2. Подготовка и проведение заседаний комиссии. Оформление результатов заседаний
  3. Организация контроля и проверка исполнения решений ЭПК

Экспертно-проверочная комиссия (далее ЭПК) уполномоченного органа исполнительной власти Владимирской области в сфере архивного дела (далее – уполномоченного органа в сфере архивного дела) осуществляет свою деятельность на основании положения об ЭПК, утвержденного приказом руководителя уполномоченного органа в сфере архивного дела.

ЭПК на своих заседаниях рассматривает научно-методические и практические вопросы, связанные с определением состава документов Архивного фонда Владимирской области, экспертизой ценности документов и комплектованием ими государственного учреждения Владимирской области «Государственный архив Владимирской области» (далее ГУ «Госархив»), муниципальных архивов, архивов организаций, а также осуществляет научно-методическое руководство деятельностью центральных экспертных и экспертных комиссий (далее – ЦЭК, ЭК) организаций Владимирской области. На заседаниях ЭПК рассматриваются также методические пособия, разработанные сотрудниками уполномоченного органа в сфере архивного дела и муниципальных архивов.

Состав ЭПК утверждается приказом руководителя уполномоченного органа в сфере архивного дела.

1. Организация работы с документами, поступающими на рассмотрение ЭПК

1.1. Организация подготовки вопросов, поступивших на рассмотрение ЭПК, осуществляется секретарем ЭПК и членами ЭПК – работниками уполномоченного органа в сфере архивного дела и ГУ «Госархив».

Член ЭПК, ответственный за подготовку вопроса к рассмотрению, проверяет правильность и полноту представленных документов, готовит свое заключение и предложения по решению вопроса, а при необходимости – проект решения.

1.2. Поступающие на ЭПК документы должны быть оформлены в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, иметь требуемое количество экземпляров с обязательным приложением необходимых для обсуждения документов. Перечень основных документов, представляемых на рассмотрение ЭПК, прилагается (приложение к Регламенту).

Все материалы принимаются только в отпечатанном виде за исключением заключений на документы. При этом используется шрифт Times New Roman, размер 14.

1.3. Неправильно оформленные документы и документы, представленные без необходимых материалов, установленных настоящим Регламентом, на рассмотрение ЭПК не принимаются.

1.4. К рассмотрению на заседании ЭПК принимаются документы, поступившие в уполномоченный орган в сфере архивного дела не менее чем за 5 рабочих дней до заседания.

1.5. При наличии замечаний член ЭПК оформляет отдельное заключение на рецензируемый документ. При наличии разногласий по документам организация, представившая документы, составляет аргументированный перечень разногласий по замечаниям для принятия решения на заседании.

1.6. В случае необходимости куратор организации до заседания комиссии дополнительно проверяет качество упорядочения документов фонда и полноты сохранности дел непосредственно в организации и о результатах проверки докладывает на заседании.

1.7. Документы, представляемые на ЭПК, рассматриваются последовательно куратором организации или муниципального архива и председателем ЭПК.

1.8. Все поступающие на ЭПК документы рассматриваются не позднее, чем в месячный срок со дня поступления.

1.9. Ответственность за качество представляемых на рассмотрение ЭПК документов возлагается на членов ЭПК, внесших эти документы.

2. Подготовка и проведение заседаний комиссии. Оформление результатов заседаний

2.1. Заседания ЭПК созываются председателем ЭПК по мере накопления документов, подлежащих рассмотрению, но не реже одного раза в месяц. Заседания ЭПК планируются на последнюю пятницу месяца.

2.2. Секретарь ЭПК оповещает членов комиссии о планируемом заседании не позднее, чем за 4 дня до его проведения.

2.3. Секретарь ЭПК формирует повестку дня очередного заседания комиссии. Повестка дня и документы к заседанию передаются председателю ЭПК не позднее, чем за 2 рабочих дня до заседания.

2.4. Решения принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов ЭПК. При разделении голосов поровну документ отправляется на доработку с указанием срока.

2.5. Заседания ЭПК протоколируются секретарем комиссии. Подписанный председателем и секретарем ЭПК протокол представляется на утверждение руководителю уполномоченного органа в сфере архивного дела до проведения следующего заседания ЭПК. Утвержденные руководителем уполномоченного органа в сфере архивного дела протоколы заседаний ЭПК формируются в дело вместе с материалами к ним (справками, заключениями, особыми мнениями экспертов, протоколами ЦЭК или ЭК организаций и др.).

2.6. К каждому протоколу секретарь ЭПК составляет итоговые сведения по установленной форме. На основе итоговых сведений к протоколам ЭПК для учета работы и контроля отчетных показателей архивных учреждений в конце каждого квартала секретарь составляет итоговые сведения.

2.7. При принятии решения об утверждении или согласовании документа, рассмотренного на заседании ЭПК, на нем оформляется соответствующий гриф и ставиться печать.

2.8. Документы, утвержденные или согласованные на заседании ЭПК, оформляются секретарем ЭПК в недельный срок после проведения заседания и передаются на подпись председателю ЭПК.

2.9. Секретарь ЭПК формирует дела в соответствии с номенклатурой дел.

3. Организация контроля и проверка исполнения решений ЭПК

3.1. Решения ЭПК после заседания доводятся до исполнителей и заинтересованных сторон в форме выписок из протоколов заседаний по запросу куратора организации или муниципального архива. Решения ЭПК о включении (исключении) организации в число (из числа) источников комплектования архива доводятся до сведения ее руководства в обязательном порядке через куратора организации или муниципальный архив.

Решения совместных заседаний ЭПК и ЦЭК или ЭК организаций могут оформляться самостоятельными документами.

3.2. По указанию председателя ЭПК секретарь ЭПК организует контроль за выполнением решений и принимает необходимые меры по предупреждению нарушения сроков исполнения.

3.3. На решения, поставленные на контроль, оформляются контрольные карточки, которые систематизируются по датам исполнения.

3.4. Документы, отправленные в соответствии с решением ЭПК на доработку, представляются повторно в течение месяца после заседания. Контроль за повторным представлением доработанных документов осуществляется секретарем ЭПК. Контроль за качеством и своевременностью доработки документов осуществляется также куратором организации и муниципального архива.

3.5. Снятие с контроля решений ЭПК осуществляется председателем ЭПК.

3.6. Секретарь ЭПК систематически на заседании ЭПК информирует членов ЭПК о ходе выполнения решений и рассмотрении поступивших на ЭПК документов.