Регламент работы коллегии архивного департамента

Регламент
работы коллегии архивного департамента администрации Владимирской области

Утвержден приказом
директора архивного департамента
от 17.02.2010 № 18

  1. Организация работы коллегии
  2. Подготовка и проведение заседаний коллегии. Оформление результатов заседаний
  3. Организация контроля исполнения решений коллегии

Коллегия архивного департамента администрации Владимирской области (далее по тексту – коллегия) осуществляет свою деятельность на основании положения о коллегии, утвержденного приказом директора архивного департамента администрации области (далее по тексту – департамент).

Коллегия департамента на своих заседаниях рассматривает важнейшие вопросы регулирования и развития архивного дела в области, организации и деятельности государственного учреждения Владимирской области «Государственный архив Владимирской области» (далее по тексту – ГУ «Госархив») и муниципальных архивов.

Состав коллегии утверждается приказом директора департамента, который является председателем коллегии.

1. Организация работы коллегии

1.1. Заседания коллегии проводятся в соответствии с полугодовыми планами, утверждаемыми директором департамента.

1.2. Заседания коллегии проводятся, как правило, 1 раз в квартал. Внеплановые заседания коллегии могут проводиться для оперативного решения вопросов деятельности архивных учреждений. При необходимости проводятся расширенные и выездные заседания коллегии.

1.3. Заседания коллегии проводятся при наличии не менее половины членов коллегии. Ведет заседания коллегии председатель, а при его отсутствии – заместитель председателя коллегии.

1.4. На заседания коллегии по вопросам, затрагивающим деятельность муниципальных архивов, могут приглашаться их руководители.

1.5. В целях обеспечения объективности анализа деятельности департамента, структурных подразделений департамента, ГУ «Госархив» и муниципальных архивов на заседаниях коллегии могут быть заслушаны отчеты об их работе по соблюдению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук.

1.6. Организационно-техническое обеспечение заседаний коллегии осуществляет секретарь коллегии, назначаемый из числа специалистов архивного департамента.

2. Подготовка и проведение заседаний коллегии. Оформление результатов заседаний

2.1. Место и время проведения очередного заседания коллегии и повестка дня заседания доводятся до членов коллегии и ответственных исполнителей не позднее, чем за 15 дней до заседания.

Материалы раздаются членам коллегии не позднее, чем за 3 дня до заседания, исключая выходные и праздничные дни.

2.2. В случае невозможности принять участие в заседании, члены коллегии устно извещают об этом секретаря коллегии с объяснением причин.

2.3. Ответственный исполнитель не позднее, чем за 5 дней до заседания коллегии, исключая праздничные и выходные дни, обязан представить секретарю коллегии доклад (выступление) и все необходимые материалы на бумажном (1 экз.) и электронном носителях. В случае нарушения сроков предоставления материалов секретарь коллегии готовит служебную записку на имя председателя коллегии.

Доклады (выступления) и все необходимые материалы должны быть напечатаны с использованием шрифта Times New Roman размером текста № 14. При изготовлении документа на двух или более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы, номера страниц проставляются в центре верхнего поля листа.

2.4. Проекты документов, рассмотренные на заседании коллегии, по которым в ходе обсуждения сделаны замечания, внесены дополнения или изменения, дорабатываются специалистами, ответственными за их подготовку, в течение сроков, установленных решением коллегии. В случае нарушения сроков доработки проектов документов, секретарь коллегии направляет служебную записку председателю коллегии.

2.5. Устанавливается следующий порядок проведения заседания коллегии:

  • время для докладов – до 50 мин., содокладов – до 20 мин.;
  • для выступающих в прениях – до 5 мин.;
  • для повторных выступлений – до 3 мин.;
  • для замечаний, справок, предложений и т.д. – до 3 мин.

2.6. По каждому обсуждаемому вопросу коллегия принимает решения, которые оформляются протоколом. Протокол подписывается председателем и секретарем коллегии.

2.7. Решения принимаются большинством голосов присутствующих на заседании членов коллегии. При разделении голосов поровну документ отправляется на доработку с указанием срока.

2.8. Решения коллегии вступают в силу после утверждения их приказом директора департамента.

2.9. Всем заинтересованным в обсуждаемых вопросах лицам направляются выписки из протоколов заседаний коллегии.

Протокол, выписки из протокола, приказ с объявлением решений коллегии оформляются секретарем коллегии в течение 10 дней со дня проведения заседания коллегии, исключая праздничные и выходные дни.

3. Организация контроля исполнения решений коллегии

3.1. Решения коллегии, в которых установлены сроки исполнения, ставятся на контроль. Контрольные карточки направляются секретарем коллегии ответственным исполнителям.

3.2. Контрольную картотеку по выполнению решений коллегии ведет секретарь коллегии. Контрольные карточки систематизируются по датам исполнения.

3.3. Снятие с контроля решений коллегии осуществляется председателем коллегии.

3.4. Отчеты об исполнении решений коллегии ежегодно заслушиваются на заседаниях коллегии.